Как написать complaint letter

Деловое письмо на английском языке начинают подробно изучать на уровне В2. Это говорит о том, что тема совсем непростая, со множеством нюансов. Даже его составление на русском вызывает трудности и много вопросов. Как не ошибиться в написании com­plaint letter?

В каких случаях пишется complaint letter

Фраза «let­ter of com­plaint» образовано от двух слов. Первое, let­ter- письмо. Второе, в свою очередь, образовано от слова com­plain (перевод – жаловаться). Буквально получается «письмо-жалоба».

Из этого следует, что человек может написать данный вид письма, если есть какая-либо претензия. Вот несколько примеров:

• ser­vice – если обслуживание персонала оставляло желать лучшего;
• food – если еда была несвежей или невкусной, а может и вовсе кто-то из знакомых отравился;
• goods (товары) – если не устроило качество товара, пришёл брак или даже в посылке пришла подделка;
• hotel rooms – когда отзывы, фото номеров и количество звёзд отеля не соответствует действительности.

Однако письмо-жалобу пишут не только, когда клиент остался недовольным после обслуживания. Например, в городской газете человек прочитал следующее:

«The city coun­cil has decid­ed to close down the local library in White Street. They say that nobody uses it to bor­row books any­more, per­haps because of the influ­ence of the Interne and the advent of e‑books. They also say that the library has sim­ply become a meet­ing place of young peo­ple who cre­ate a lot of dis­tur­bance there.»

(Перевод: «Городской совет принял решение закрыть местную библиотеку на Уайт-стрит. Они говорят, что никто больше не использует её для заимствования книг, возможно, из-за влияния Интернета и появления электронных книг. Они также говорят, что библиотека просто стала местом встреч молодых людей, которые создают там много беспорядков.»)

 В данном случае произошла ситуация «clo­sure of insti­tu­tions», когда любимое место – парк, библиотеку, торговый центр – закрыли. Случай достаточно частый, поэтому здесь вариант претензии также уместен.

Как пишется письмо с жалобой на английском

Как и у любого другого официального письма, у let­ter of com­plaint есть своя определённая структура, которую необходимо чётко соблюдать. Клише с обязательными пунктами следующее:

1. Обращение. Обращение всегда пишется в самом начале и отдельной строчкой в левом верхнем углу. Как правило, с ним используется прилагательное «dear». Если имя получателя неизвестно, то пишут «Dear Sir/Madam крайне (важно с заглавной буквы)». Если известно – «Dear Mr (к мужчине)/Dear Mrs (к замужней женщине)/Dear Ms (к незамужней женщине)/Dear Miss (если семейное положение неизвестно)». После обращения ставится запятая.
2. Объяснение причины. Далее пишут повод, по которому человек написал письмо (Например, начать так: I am writ­ing to com­plain about…). В этой части можно высказать своё мнение такими выражениями, как: I believe that, Per­son­al­ly, To my mind, In my opin­ion, As far as I am con­cerned, etc. Будет отлично, если ниже приведены аргументы. Их можно начать так: Fur­ther­more, What is more, Not only…but also, etc.
3. Детали жалобы. В основной части письма, где может быть один или несколько абзацев, раскрываются более точные данные претензии. Это ответы на такие вопросы, как: where, why, what, when, etc. Сюда входят более формальные выражения, например, «May I sug­gest…?» вместо «Why don’t you…?»; «Numer­ous» вместо «A lot of»; «Believe» вместо «Think». Также применяются фразы, подкрепляющие высказывания выше: What amazes me is…, The truth is… Здесь можно предложить и решение проблемы.

Нельзя забывать, что использование сокращений не допускается (не don’t, а do not).

Конечно, как и во всех письмах, в самом начале в правом углу пишется свой адрес, следующей строчкой – дата отправки. Ниже, но в левом углу – адрес получателя.

Как можно завершить письмо на английском

Правильно завершить деловое письмо также важно, как и начать его. Так, в заключительном абзаце com­plaint let­ter суммируют всё и подводят итог. Выносят заключительную мысль своего мнения, а также просят решить проблему. Используют следующие фразы: To sum up, In con­clu­sion, All in all, etc.

Самым последним предложением является выражение уважение к получателю и указание адресанта. На английском это будет немного иначе:

• если получатель неизвестен или не знаком с вами, используется yours faith­ful­ly (искренне Ваш…);
• если известен и знает вас лично – yours sincerely. 

Выражение должно занимать строчку в нижнем левом углу. После него ставится запятая. На самой последней строчке пишется имя отправителя (также в левом углу). Точка не ставится. Для англичан это символ искреннего ожидания ответа.

В ответ, как правило, приходит apol­o­gy let­ter – письмо-извинение (от слова «apol­o­gize» – извиниться). 

Претензия на английском языке образец

Образец ниже послужит отличным шаблоном для писем. Использованные фразы и структура построения значительно упростят задачу написания текста.

Тема письма ниже будет связана с примером в начале статьи про закрытие библиотеки.

Exam­ple of a com­plaint letter

Перевод

Ваше имя
Ваш адрес (номер дома и улица)
(район – необязательно)
(город/поселение/деревня и т.д.; индекс)
(страна) 
Дата

Кому (название или организация)
Адрес (номер дома и улица)
(район – необязательно)
(город/поселение/деревня и т.д.; индекс)
(страна) 

Дорогой, Сэр,
Я пишу, чтобы выразить протест по поводу неминуемого закрытия библиотеки на Уайт-стрит. На мой взгляд, закрытие библиотеки будет не только неоправданным, но и окажет ужасное воздействие на жизнь окрестности.

Хотя, вероятно, верно, что в наши дни всё меньше людей берут книги из библиотеки, и есть важные причины, объясняющие почему. Во-первых, все книги в библиотеке довольно-таки старые.

Во-вторых, Интернет становится всё более популярным, как вы уже заявили. Могу я предложить вам установить в библиотеке компьютеры с доступом в Интернет? На мой взгляд, этот шаг побудил бы гораздо больше людей пользоваться библиотекой.

Утверждалось, что библиотека стала не более чем местом встреч для молодежи. Отчасти это верно, но причина, по которой это происходит, заключается в том, что нет альтернативных мест, где они могли бы встретиться. 

И последнее, но не менее важное: я хотел бы твёрдо заявить, что молодые люди не создают никаких помех в библиотеке. По правде говоря, многие студенты, которых я знаю, используют библиотеку для учёбы, потому что это довольно тихое место, где легко сосредоточиться.

В заключение хочу заявить, что библиотека выполняет несколько жизненно важных функций в местном сообществе. Последствия закрытия библиотеки могут оказать крайне негативное влияние на окрестности в целом. Я настоятельно призываю вас пересмотреть свой план.

С уважением,
(Ваше имя)